Shipper yang mengirim mobil lewat transporter sering mencari aplikasi pelacakan pengiriman kendaraan, lalu menemukan hasil yang membahas hal lain. Sebagian besar membahas nomor resi paket. Sisanya membahas perangkat GPS untuk pemilik armada.
Keduanya kurang tepat untuk dealer dan broker. Kebutuhan mereka adalah melihat posisi setiap unit kendaraan dalam alur kerja bersama transporter. Artikel ini menjelaskan fitur yang perlu ada, cara kerja pembaruan status, dan kriteria memilih aplikasinya.
Pelacakan kendaraan berbeda dari pelacakan paket umum
Pelacakan paket berpusat pada nomor resi. Paket melewati gudang, kurir memindai barcode, dan sistem mencatat checkpoint secara otomatis. Pelacakan kendaraan tidak bekerja seperti itu.
Satu unit kendaraan, banyak titik serah terima
Satu mobil dibawa transporter, bisa berpindah tangan antara dispatcher dan pengemudi, lalu diserahkan ke penerima di kota lain. Setiap titik serah terima melibatkan orang yang berbeda. Tiap unit juga punya kondisi, jadwal, dan penerima sendiri.
Karena itu shipper tidak cukup mengetahui lokasi terakhir. Shipper perlu tahu unit sudah dijemput atau belum, siapa yang membawanya, dan apakah jadwal masih sesuai.
Status datang dari transporter dan pengemudi di lapangan
Pada paket, mesin pemindai menghasilkan status. Pada kendaraan, status sebagian besar datang dari manusia: dispatcher yang menugaskan unit dan pengemudi yang mengonfirmasi penjemputan, pemuatan, dan penyerahan.
Akibatnya, kualitas pelacakan bagi shipper bergantung pada seberapa rutin transporter memperbarui status. Perangkat GPS membantu menunjukkan posisi truk, tetapi tidak menjawab apakah mobil milik dealer sudah naik ke truk.
Kebutuhan utamanya, kalau begitu, adalah aplikasi yang mengatur hubungan antara shipper dan transporter. Aplikasi itu harus menetapkan siapa yang memperbarui apa, dan kapan shipper bisa melihatnya.
GOFORIT dirancang sebagai lapisan perangkat lunak yang menghubungkan transporter, dispatcher, dan shipper dalam angkutan mobil. Setiap jenis pengguna punya portal login dan alur kerja sendiri. Untuk latar belakang platformnya, lihat gambaran marketplace angkutan mobil.
Alur pengiriman kendaraan dari pesanan sampai diterima
Alur pengiriman mobil berjalan berurutan, dan setiap langkah dipicu pihak yang berbeda. Urutan umumnya begini:
- Shipper membuat pesanan berisi unit, lokasi jemput, tujuan, dan jadwal.
- Dispatcher atau transporter menerima pesanan dan menugaskan unit serta pengemudi.
- Pengemudi menjemput kendaraan di lokasi asal.
- Kendaraan dimuat ke truk.
- Truk berangkat dan kendaraan dalam perjalanan.
- Pengemudi menyerahkan kendaraan di tujuan, lalu penerima mengonfirmasi.
Peran shipper, dispatcher, dan transporter dalam satu alur
Shipper memulai alur lewat pesanan, lalu menjadi pihak yang membaca status. Shipper tidak mengubah status di lapangan.
Dispatcher menerima pesanan dan menugaskan unit. Perubahan status “terjadwal” biasanya berasal dari sini. Dispatcher juga meneruskan kabar bila jadwal berubah. Pembahasan lebih jauh tentang peran ini ada di artikel tentang software dispatch untuk truk car hauler.
Pengemudi dan transporter memicu status yang paling dekat dengan kendaraan: dijemput, dimuat, dalam perjalanan, dan diserahkan. Setiap kali konfirmasi ini terlambat, layar shipper ikut tertinggal.
Shipper yang memahami pembagian ini bisa menilai di mana keterlambatan informasi terjadi. Apakah pesanan belum ditugaskan, atau pengemudi belum memperbarui status? Jawabannya menentukan siapa yang harus dihubungi.
Fitur utama pelacakan pengiriman kendaraan yang dibutuhkan shipper
Aplikasi pelacakan pengiriman kendaraan yang berguna bagi shipper menampilkan tiga hal: status per tahap, pembaruan dari lapangan beserta waktunya, dan perkiraan tiba yang bisa berubah dengan notifikasi.
Tracking status pengiriman mobil per tahap
Tracking status pengiriman mobil yang baik memakai tahap yang jelas dan terlihat per unit. Lima status berikut cukup untuk sebagian besar operasi shipper:
- Terjadwal: unit sudah ditugaskan ke transporter dan pengemudi, tetapi belum dijemput. Tim shipper bisa memberi tahu dealer atau penerima bahwa jadwal sudah pasti.
- Dijemput: pengemudi sudah tiba di lokasi asal dan mengambil kendaraan. Kondisi awal unit sebaiknya sudah dicatat pada tahap ini.
- Dimuat: kendaraan sudah berada di truk. Dari sini unit tidak lagi di lokasi asal.
- Dalam perjalanan: truk menuju tujuan. Shipper memantau perkiraan tiba dan kemungkinan penundaan.
- Diserahkan: kendaraan sudah sampai ke penerima. Tim shipper bisa menutup pesanan setelah bukti serah terima tercatat.
Tahap yang terlalu sedikit membuat shipper tidak tahu apa yang terjadi. Tahap yang terlalu banyak membebani pengemudi, dan akhirnya pembaruan berhenti.
Update real-time transporter ke shipper
Dalam angkutan kendaraan, real-time berarti pembaruan masuk segera setelah ada kejadian. Sumbernya dua: perangkat GPS yang mengirim posisi, dan input pengemudi yang mengonfirmasi tahap. Posisi bisa terbit otomatis, sedangkan status “dimuat” atau “diserahkan” hanya muncul kalau pengemudi mencatatnya.
Karena itu kebaruan data tidak seragam di semua unit. Shipper sebaiknya memeriksa waktu pembaruan terakhir di setiap pesanan, bukan hanya status yang tampil. Status “dalam perjalanan” dengan waktu pembaruan enam jam lalu berarti lain dari status yang sama dengan pembaruan lima menit lalu.
Update real-time transporter tidak menjamin posisi persis detik ini. Fungsinya memberi gambaran yang cukup baru untuk mengambil keputusan.
Perkiraan waktu tiba dan notifikasi perubahan
Perkiraan waktu tiba berguna bila bisa berubah. Ketika dispatcher atau pengemudi menggeser jadwal, aplikasi sebaiknya mengirim notifikasi ke shipper, sehingga perubahan tidak ditemukan lewat telepon.
Dengan begitu tim shipper bisa mengabari dealer atau penerima lebih awal. Penerima yang sudah tahu kendaraan terlambat sehari biasanya lebih mudah mengatur ulang rencananya.
Dashboard shipper untuk mengelola banyak pesanan kendaraan sekaligus
Shipper seperti dealer dan broker jarang mengurus satu pesanan. Mereka mengelola banyak unit dengan transporter yang berbeda. Dashboard shipper perlu menampilkan ringkasan per pesanan dan status per unit dalam satu tampilan.
Monitor pengiriman kendaraan per pesanan dan per unit
Satu pesanan bisa berisi beberapa mobil dengan status yang berbeda: satu sudah diserahkan, dua masih dalam perjalanan, satu belum dijemput. Untuk monitor pengiriman kendaraan yang akurat, tampilan tingkat pesanan saja tidak cukup. Dashboard harus bisa dibuka sampai ke unit, lengkap dengan transporter, jadwal, dan waktu pembaruan terakhir.
Ambil contoh dealer yang mengirim beberapa unit dari satu lokasi ke beberapa kota dalam minggu yang sama. Bila status tiap unit hanya bisa diketahui lewat telepon ke pengemudi, tim dealer harus menjawab pelanggan satu per satu tanpa gambaran utuh. Dashboard menggantikan rangkaian telepon itu dengan satu daftar. Dealer yang rutin mengirim antar kota bisa membaca konteksnya di artikel tentang aplikasi untuk dealer yang kirim mobil antar kota.
Filter berdasarkan transporter, rute, dan status
Filter menyaring daftar menjadi pekerjaan yang perlu ditangani hari itu. Tiga saringan yang paling sering dipakai:
- pengiriman yang terlambat dari jadwal.
- unit yang sudah dijemput tetapi belum sampai.
- pesanan yang belum ditugaskan ke transporter.
Broker yang menyalurkan pesanan ke beberapa transporter membutuhkan satu daftar status yang seragam. Saat satu rute terlambat, tim bisa langsung menghubungi transporter yang tepat, tanpa menelusuri banyak percakapan terpisah. Untuk broker, platform terpercaya untuk broker angkutan mobil membahas kebutuhan ini lebih rinci.
Filter hanya sebaik data di belakangnya. Bila transporter tidak memperbarui status, daftar “terlambat” pun ikut meleset.
Login dan alur kerja terpisah untuk setiap peran
GOFORIT memisahkan portal dan alur kerja untuk shipper, transporter, dan dispatcher. Setiap peran melihat apa yang relevan baginya. Shipper memantau pesanan dan status, sedangkan transporter dan dispatcher mengelola penugasan serta pembaruan.
Pemisahan ini juga memperjelas tanggung jawab. Shipper tahu bahwa pembaruan status bukan tugasnya, dan transporter tahu pembaruan itu yang dibaca shipper.
Bukti kondisi dan serah terima kendaraan
Status memberi tahu di mana unit berada, tetapi tidak membuktikan kondisinya. Ketika muncul klaim kerusakan atau perbedaan kondisi, tim shipper membutuhkan catatan yang bisa dirujuk oleh kedua pihak.
Foto dan catatan kondisi saat penjemputan
Foto dan catatan kondisi saat penjemputan serta penyerahan adalah dokumentasi yang lazim dalam angkutan kendaraan. Dengan rujukan yang sama, shipper dan transporter bisa membahas perbedaan klaim tanpa bergantung pada ingatan masing-masing.
Untuk setiap unit, catatan awal sebaiknya memuat foto dari beberapa sisi, goresan atau penyok yang sudah ada, dan bacaan odometer bila dibutuhkan. Foto diambil sebelum unit naik ke truk.
Bukti serah terima dan riwayat perubahan status
Bukti serah terima sebaiknya mencatat waktu, lokasi, dan pihak yang menerima kendaraan. Foto kondisi di tujuan melengkapinya, sehingga bisa dibandingkan langsung dengan foto saat penjemputan.
Riwayat perubahan status melengkapi gambaran itu. Dari urutan waktunya, tim bisa menelusuri kapan unit dijemput, kapan dimuat, dan di tahap mana ada jeda yang tidak biasa. Dealer dan broker juga memakai riwayat ini untuk audit internal.
Catatan ini membantu menelusuri kejadian. Hasilnya tidak otomatis menentukan putusan hukum atau klaim asuransi, karena itu bergantung pada ketentuan para pihak.
Cara memilih aplikasi untuk memantau pengiriman kendaraan
Kriteria yang bisa diuji lebih berguna daripada daftar fitur. Shipper dapat mencoba setiap kriteria saat demo atau masa percobaan.
Pertanyaan yang perlu diajukan ke penyedia aplikasi
Ajukan tiga pertanyaan inti kepada setiap penyedia:
- Apakah status bisa dilihat per unit, bukan hanya per pesanan?
- Bagaimana transporter diverifikasi sebelum menerima pesanan?
- Apa yang terjadi ketika pembaruan dari pengemudi terhenti?
Jawaban untuk pertanyaan ketiga paling menentukan. Penyedia yang baik bisa menjelaskan bagaimana shipper melihat waktu pembaruan terakhir, dan bagaimana keterlambatan input ditandai.
Kecocokan dengan alur kerja dealer atau broker
Dealer yang mengirim unit sendiri biasanya mengurus sedikit transporter tetapi banyak pelanggan akhir. Yang paling penting baginya adalah ketepatan kabar per unit dan bukti serah terima.
Broker yang menyalurkan pesanan ke banyak transporter punya kebutuhan lain. Ia memerlukan daftar status seragam lintas transporter, serta filter berdasarkan transporter dan rute. Aplikasi yang bagus untuk dealer belum tentu cocok untuk broker, dan sebaliknya.
Biaya langganan dan nilai yang perlu dihitung
Harga langganan hanya satu bagian dari hitungan. Shipper juga perlu menghitung waktu tim yang hemat dari telepon konfirmasi, serta biaya sengketa kondisi yang bisa dihindari dengan dokumentasi lebih rapi. Rincian cara menghitungnya ada di pembahasan biaya langganan aplikasi car hauling.
Batasan pelacakan real-time yang perlu dipahami shipper
Pelacakan real-time membantu, tetapi tidak menjamin data selalu mutakhir. Aplikasi ini tidak cocok bagi shipper yang mengharapkan posisi kendaraan akurat sampai hitungan detik tanpa kerja sama transporter.
Ketergantungan pada sinyal dan pembaruan dari pengemudi
Data bisa tertunda karena tiga sebab: sinyal lemah di jalur tertentu, perangkat yang bermasalah, atau pengemudi yang belum memperbarui status. Penundaan seperti ini wajar dalam angkutan jarak jauh, dan bukan berarti kendaraan hilang.
Langkah praktisnya sederhana. Shipper dan transporter menyepakati jadwal konfirmasi sejak awal, misalnya konfirmasi saat penjemputan, saat berangkat, dan saat tiba. Dengan jadwal itu, jeda data punya batas yang jelas dan masing-masing pihak tahu kapan harus menghubungi.
Dealer atau broker yang ingin mengelola pengiriman kendaraan dengan alur ini dapat mendaftar sebagai shipper lewat halaman GOFORIT untuk shipper, lalu membuat pesanan pertama.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah aplikasi pelacakan pengiriman kendaraan sama dengan aplikasi GPS?
Tidak sama. GPS hanya menunjukkan posisi truk atau perangkat. Aplikasi pelacakan pengiriman kendaraan juga mencatat tahap tiap unit, seperti dijemput, dimuat, dan diserahkan, serta menghubungkan shipper dengan transporter.
Siapa yang memperbarui status kendaraan di aplikasi?
Dispatcher menugaskan unit, sedangkan pengemudi dan transporter mengonfirmasi penjemputan, pemuatan, dan penyerahan. Shipper membaca status itu dan tidak mengubahnya. Karena itu ketepatan data bergantung pada disiplin transporter.
Kenapa status pengiriman kadang terlambat muncul di layar shipper?
Penyebab umumnya sinyal yang lemah, perangkat yang bermasalah, atau pengemudi yang belum memperbarui status. Periksa waktu pembaruan terakhir di pesanan dan sepakati jadwal konfirmasi dengan transporter untuk mengurangi jeda.
Dealer dan broker perlu fitur yang sama?
Tidak selalu. Dealer yang mengirim unit sendiri menekankan kabar per unit dan bukti serah terima. Broker yang memakai banyak transporter memerlukan daftar status seragam dan filter berdasarkan transporter serta rute.